Bạn có hiểu thế nào là yêu cầu báo giá hay chưa? Chúng đóng vai trò gì trong quy trình mua hàng của doanh nghiệp? Sau đây là bài viết giúp bạn hiểu rõ hơn về yêu cầu báo giá của doanh nghiệp gửi tới nhà cung cấp và những ưu điểm/nhược điểm khi sử dụng chúng.
Trước hết thì chúng ta hãy cùng tìm hiểu các khái niệm về các quy trình mua hàng, quy trình quản lý hàng tồn kho và quy trình quản lý kho hiệu quả.
Bạn viết liên quan:
- 6 Bước trong quy trình quản trị rủi ro cho doanh nghiệp
- Vai trò của quản trị nguồn nhân lực trong xã hội hiện đại
- Sản xuất tinh gọn là gì? Hiệu quả ứng dụng của nó mang lại
- Tìm hiểu về ngành định phí bảo hiểm và quản trị rủi ro
Mục lục
Quy trình quản lý hàng tồn kho
Quy trình quản lý hàng tồn kho sẽ được xác định từ lúc mà đơn vị cung cấp giao nguyên vật liệu đến kho cho đến lúc thành phẩm được xuất ra khỏi kho.
Quy trình đó sẽ bao gồm 3 công việc chính: Quản lý mã hàng, quản lý các hoạt động xuất/nhập kho.
Quy trình quản lý kho hiệu quả
Quy trình quản lý kho cơ bản sẽ bao gồm các bước sau:
- Quản lý mua hàng và nhập kho.
- Quản lý hàng hóa.
- Quản lý xuất kho & bán hàng.
- Quản lý chuyển kho.
- Quản lý tồn kho.
- Kiểm kê kho.
Việc tối ưu hoá các bước trên sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí và tối ưu không gian lưu trữ của kho hàng. Khi có quy trình quản lý kho chuẩn sẽ giúp tối ưu được thời gian, chi phí cho việc quản lý hàng tồn kho và xử lý đơn hàng. Bên cạnh đó việc quản lý kho hiệu quả còn giúp đem lại các lợi ích như sau:
- Giúp nắm bắt được số lượng tồn kho của từng mặt hàng nhanh chóng khi có biến động xuất – nhập hàng.
- Tối đa hoá được không gian lưu trữ của kho hàng, giảm tránh thất thoát, hỏng hóc trong quá trình lưu trữ hàng hoá.
- Tối ưu thời gian đóng gói, giúp xử lý đơn hàng nhanh chóng, tăng hiệu quả bán hàng.
- Giảm tỷ lệ hoàn hàng về kho.
- Quy trình quản lý kho chặt chẽ, sát sao thì giúp cho các báo cáo kho, doanh thu, lãi lỗ cũng sẽ được tính toán một cách chính xác.
Quy trình mua hàng
Quy trình mua hàng là các bước mà doanh nghiệp cần phải thực hiện để hoàn thành một giao dịch. Quy trình này thường sẽ yêu cầu các hạng mục công việc như: nghiên cứu, tìm kiếm nguồn cung cấp, thực hiện quá trình đàm phán và lập hóa đơn.
Lưu đồ quy trình mua hàng
Mua hàng là mối quan hệ trao đổi giữa người mua và người bán thông qua thanh toán tiền hàng, là giai đoạn đầu tiên trong quá trình trao đổi, vận chuyển hàng hóa và là quá trình vốn được chuyển hóa từ hình thái tiền tệ → hàng hóa, nắm quyền sở hữu và có trách nhiệm thanh toán tiền cho nhà cung cấp.
Mỗi doanh nghiệp sẽ có những hoạt động sản xuất kinh doanh khác nhau nên những quy trình mua hàng cũng không giống nhau, nhưng cơ bản thì sẽ có những bước sau:
Trong quy trình mua hàng, có thể thấy rằng trước khi bắt đầu quá trình mua hàng, doanh nghiệp sẽ thường gửi yêu cầu báo giá cho nhà đơn vị cung cấp. Vậy yêu cầu báo giá đó dùng để làm gì và nó có tác dụng, lợi ích gì cho việc mua hàng của doanh nghiệp? Hãy cùng tìm hiểu tiếp qua phần dưới đây.
Yêu cầu báo giá
Khái niệm
Yêu cầu báo giá – Request for Quote (RFQ) là một lời đề nghị từ người mua tới người bán. Trong yêu cầu báo giá, người mua sẽ yêu cầu nhà sản xuất cung cấp chính xác những thông tin họ cần, rồi sẽ gửi báo giá, đặt giá thầu cho cơ hội thực hiện các dự án và nhiệm vụ cụ thể, nếu cả hai bên xác nhận đồng ý thì quá trình mua bán sẽ được thực hiện.
Trong email, nếu thấy từ RFQ trong tiêu đề thư hoặc đầu dòng nội dung thì đó chính là email yêu cầu bên cung cấp báo giá sản phẩm/dịch vụ.
Nhờ có yêu cầu báo giá mà người bán có thể báo giá hiệu quả, chính xác hơn và nhà cung cấp có thể chủ động tìm kiếm người mua phù hợp, thay vì chờ đợi người mua liên hệ với họ.
Bạn có thể quan tâm: Scrum là gì?
Nội dung yêu cầu báo giá
Ngoài giá cả, yêu cầu báo giá có thể gồm các mục khác như sau: điều khoản thanh toán, các yếu tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn giá thầu, thời hạn giao hàng,…
Mẫu yêu cầu báo giá sẽ thống nhất trong từng công ty và khi chúng được gửi lại cùng với báo giá của nhà cung cấp thì doanh nghiệp có thể dễ dàng so sánh hơn.
Thông thường, quy trình yêu cầu báo giá được chia thành 4 giai đoạn gồm: chuẩn bị – xử lý – công bố – kết thúc.
Công ty thường sẽ trao hợp đồng cho nhà cung cấp nào đáp ứng đầy đủ các tiêu chí, điều kiện tối thiểu và đưa ra giá thầu thấp nhất mà doanh nghiệp mong muốn.
Bạn có thể quan tâm: Phương pháp Agile
Ưu và nhược điểm của việc sử dụng yêu cầu báo giá
Yêu cầu báo giá là một dạng thông báo không công khai. Các công ty chào mời chỉ gửi yêu cầu báo giá đối với các doanh nghiệp mà họ cảm thấy tin tưởng, phù hợp, đã tìm hiểu sơ qua.
Sau đây là những ưu nhược điểm của yêu cầu báo giá.
Ưu điểm
Sử dụng yêu cầu báo giá sẽ giúp giảm lượng thời gian mua hàng hóa/dịch vụ, cung cấp mức độ bảo mật tốt vì công ty sẽ chỉ nhận được lời đề nghị từ các nhà cung cấp mà họ tin tưởng.
Nhược điểm
Yêu cầu báo giá sẽ làm hạn chế số lượng nhà cung cấp tham gia, đồng nghĩa với việc có thể bỏ lỡ việc nhận được các mức giá khác thấp và phù hợp hơn hoặc tìm hiểu về các nhà cung cấp chất lượng cao khác.
Khi một công ty nhận được báo giá phản hồi từ nhà cung cấp, đó không phải là một đề nghị hay hợp đồng ràng buộc. Khi doanh nghiệp đã chọn một đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp thì đó là một hợp đồng quy định các điều khoản và điều kiện của công việc. Nếu nhà cung cấp chấp nhận và kí đơn đặt hàng, hợp đồng sẽ bắt đầu có hiệu lực.
Qua bài viết trên, chúng tôi đã chia sẻ và cung cấp thêm những thông tin liên quan về yêu cầu báo giá (RFQ), các khái niệm và thông tin chi tiết về quy trình mua hàng, quy trình quản lý kho và tồn kho chi tiết, hiệu quả. Qua đó có thể hiểu rõ thêm về những ưu nhược điểm của yêu cầu báo giá mang lại và đó cũng là một bước quan trọng, tiện ích nhằm tìm ra được đối tác phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp.